Hersenstichting: het doelbestedingssysteem in Salesforce
De uitdaging
Eind 2016 benaderde de Hersenstichting TwoPurpose met een vraag: kunnen jullie ons doelbestedingssysteem in Salesforce automatiseren? Het aantal deelprocessen was zeer uitgebreid: het gehele proces van besteding van de fondsen, goedkeuring van aanvragen voor (onderzoeks)projecten, betrokkenheid van interne en externe beoordelaars, en dan ook nog de bewaking van de projecten en mijlpalen, én de verantwoording van de uitgaven.
De Hersenstichting had de volgende twee hoofduitdagingen waarvoor men een oplossing zocht:
- Het uniform maken van processen over verschillende afdelingen.
- Minder tijd besteden aan administratie en betere vastlegging van besluiten
De oplossing
Nadat we in een aantal sessies de processen van de Hersenstichting omgezet hebben in procesflows, geënt op Salesforce-technologie, zijn we in sprints Salesforce gaan inrichten. De standaard goedkeuringsprocessen in Salesforce faciliteren nu in de besluitvorming omtrent de toekenning van gelden. Om flexibele aanvraagformulieren te kunnen maken zonder maatwerk, hebben we een oplossing op basis van FormAssembly ingericht, waardoor de onderhoudbaarheid ook geborgd is. Gebruikmakend van de Experience Cloud van Salesforce worden peer reviews door wetenschappers en leken (m.n. patiënten) gemakkelijk mogelijk gemaakt. Goedgekeurde betalingen worden door Conga omgezet in betaalopdrachten voor de Financiële Administratie.
In juni 2017 is de Hersenstichting live gegaan met deze prachtige oplossing, met Salesforce en enkele andere toepassingen op het platform. Alle interne en externe betrokkenen worden nu door het proces heen geleid en hebben continu 100% inzicht in de aanvragen en lopende projecten. Een oplossing waar we best trots op zijn!
Het resultaat
Er is nu een eenduidig proces waarbij alle afdelingen op dezelfde manier werken, besluiten automatisch vastgelegd worden en waarbij de doelaanvrager door middel van de community het verloop van het proces kan volgen.
De volgende stap
De Hersenstichting verwacht op korte termijn haar fondsenwerving ook in Salesforce onder te brengen. Dit biedt dan ook de mogelijkheid om inkomende fondsen te koppelen aan uitgaande betalingen. Hierdoor kunnen donateurs bijvoorbeeld meer inzicht krijgen in de voortgang van door hen gesponsorde projecten, wat zal leiden tot een grotere betrokkenheid van deze groep.E
