vfonds stroomlijnt giften met Salesforce
De behoefte aan toegankelijke informatie
De stichting vfonds had een nieuwe manier van werken met zijn subsidies nodig. Omdat het aanvraagproces inefficiënt was, werden toewijzingsbeslissingen te veel gebaseerd op financiële cijfers en te weinig op inhoud.
Het goedkeuringsproces werd grotendeels uitgevoerd zonder een gedeeld formeel record, wat een continuïteitsrisico met zich meebracht. Bovendien was de gegevensregistratie gefragmenteerd over verschillende systemen; bijvoorbeeld, hoewel de bestaande e-mailclient goed was in archivering, bood het geen duidelijk inzicht in de status van de meer dan driehonderd lopende jaarlijkse subsidieaanvragen.
"Er is ruimte voor zoveel meer met Salesforce. We hebben al gezien wat deze keuze betekent voor onze organisatie – we zijn nu gepositioneerd als DÉ expert in ons vakgebied."
Een flexibele en schaalbare oplossing
Het leiderschap van de organisatie bezocht een aantal loterijen en liefdadigheidsinstellingen om te beoordelen hoe anderen deze uitdagingen aanpakten. Na het opstellen van een shortlist van drie mogelijke oplossingen – het creëren van een aangepast systeem, het uitbreiden van het oude systeem of het integreren van Salesforce – besloot de organisatie na overleg met Xebia voor Salesforce.
Michiel Van Hattem, directeur bij vfonds, legde uit: “Met aanpassingen of het ontwikkelen op een verouderd systeem loop je het risico voortdurend tegen beperkingen aan te lopen. Salesforce was de duidelijke keuze voor de toekomst vanwege de flexibiliteit en schaalbaarheid. De tien gratis licenties die we als non-profitorganisatie ontvingen, maakten het de voor de hand liggende keuze voor onze stichting.”
Informatie waar het nodig is
Het gebruik van Salesforce heeft de efficiëntie van het aanvraagproces van vfonds aanzienlijk getransformeerd – de belangrijkste processen binnen de software dekken nu 80-90% van alle binnenkomende verzoeken. Individuele administraties zijn verdwenen of worden afgebouwd, wat betekent dat aanvraaginformatie nu naar behoefte wordt gedeeld over het subsidieteam. Aanvragen voor goedkeuring kunnen snel en gemakkelijk worden verwerkt in een mobiele app, waardoor de inhoud van aanvragers net zo goed wordt beoordeeld als hun financiële informatie.
Het managementteam van vfonds heeft nu meer informatie bij de hand, inclusief real-time gegevens over de status van lopende aanvragen en statistieken over hoeveel mensen de stichting heeft geholpen, waardoor een effectievere evaluatie en planning mogelijk is.
