11 jaar historie in PMEAL implementaties
Laatst zaten we samen met ons team van specialisten in het implementeren van Programmanagement, Evaluation and Learning (PMEAL). PMEAL is de verzamelnaam voor Programma Management, Project Monitoring Evaluation & Learning en Grant Management. Mijn collega Gerard had een overzicht gemaakt van alle non-profit organisaties waar we deze processen hebben mogen implementeren, met bovenaan Mama Cash, ons allereerste Salesforce implementatie, 11 jaar geleden, en onderaan Oxfam Novib, ons meest recente project dat momenteel onder handen is.
Op zoek naar de beslissers, de ‘persona’
Het doel van onze werksessie was het onderzoeken wie nu eigenlijk ‘onze persona’ is. Kunnen we uit deze rijke historie van projecten een rode draad vinden: wie beslist en bepaalt nu eigenlijk bij de keuze voor een oplossing? Ik wil zulke dingen graag weten omdat ik graag rondetafels organiseer waarbij nonprofits van elkaar leren. Nu we al onze projecten op een rij hadden staan was het een koud kunstje om de namen van onze contactpersonen daarachter te zetten met hun functie. Het was een verrassend inzicht dat in 62% van de gevallen de contactpersoon en opdrachtgever een directielid was, en bij een kwart de IT Manager, met mandaat vanuit de directie. Slechts in 13% van de gevallen was het de programma manager zelf, in scrum termen de ‘Business Product Owner’.
PMEAL is chefsache!
Onze conclusie is dat PMEAL blijkbaar ‘chefsache’ is. Dat is eigenlijk niet zo vreemd. Het gaat immers om de doelbesteding, het managen van projecten en het meten van impact, met andere woorden de core business van de meeste non-profits.
Wat zijn de business drivers?
Een volgende stap die we maakten is het analyseren van de business drivers. We kozen ervoor om de belangrijkste reden te benoemen waarom organisaties tot de keuze van Salesforce implementatie. Dat leverde het volgende inzicht op:
- Accountability is de nummer een reden voor het implementeren van een transparant platform. Verantwoording af kunnen leggen over de besteding, en helder kunnen rapporteren of het werk doelmatig wordt besteed.
- Continuïteit is de tweede reden en bijna op een gedeelde eerste plaats. Veel van onze klanten zaten met een verouderd systeem dat moest worden vervangen, bijvoorbeeld Wilde Ganzen, met toentertijd een 25 jaar oude maatwerkoplossing gebouwd door een dienstweigeraar die dat nog steeds onderhield. Het was een echte kopzorg voor de toenmalige directeur, die zeer blij was met de keuze voor Salesforce.
- Flexibiliteit staat op drie. De aanpasbaarheid van het Salesforce platform wordt door sommige organisaties enorm gewaardeerd. Het Challenge Fund for Youth Employment is hiervan een goed voorbeeld
- Security blijkt een belangrijk aspect. Salesforce is uiterst veilig, ik ken persoonlijk geen situaties waarin Salesforce werd gehackt. Oxfam Novib hecht hier erg aan. Voor COC International is het een key-driver, er hangen mensenlevens af van de discretie in sommige landen.
- Schaalbaarheid is de vijfde reden waarom organisaties voor het Salesforce platform kiezen. Het zeer snel groeiende High Carbon Stock Exchange is een goed voorbeeld.
En impact?
Het is opvallend dat “Impact meten” niet tot de top-5 business drivers behoort, terwijl dit toch voor vrijwel elke non-profit van levensbelang is. Laten zien wat de impact van je werk is, is essentieel om je blijvend te verzekeren van de ondersteuning door je supporters, donateurs, subsidieverleners, noem maar op. Wij zien vaak dat tijdens onze PMEAL-implementaties het besef ontstaat en groeit dat Salesforce juist op dit gebied enorm veel te bieden heeft. Impact meten gaat veel verder dan alleen checken of de doelen van je programma zijn behaald. Salesforce maakt het mogelijk.
Ten slotte
We organiseren regelmatig ronde tafels over dit onderwerp, bijvoorbeeld 11 juni. Verder praten kan ook, ik ben altijd benieuwd naar reacties! Mijn mailadres is balt.leenman@twopurpose.com.
