Zo krijgen sportbonden hun ledenadministratie in topvorm met één geïntegreerd platform
Veel sportbonden zullen de uitdagingen herkennen: de ledenadministratie zit in minstens zoveel verschillende systemen als het aantal aangesloten sportclubs. De inzet van vrijwilligers is steeds vaker incidenteel in plaats van langdurig, terwijl leden en bestuur steeds hogere verwachtingen hebben.
Verouderde en versnipperde systemen zorgen elk jaar opnieuw voor een hoop rompslomp bij het bepalen van de ledenaantallen. Gegevens zijn verre van real-time, waardoor er geen overzicht is en de data waardeloos wordt als stuurinformatie. Vrijwilligers hebben geen zin meer in de rompslomp en haken af. Als bestuur mis je grip.
Als je als sportbond grip wilt houden op de leden, vrijwilligers en processen én tegelijkertijd de aangesloten verenigingen goed wilt faciliteren, ontkom je er bijna niet aan om te investeren in één geïntegreerd platform. Bij een platformkeuze kies je natuurlijk het liefst voor een toekomstvaste en schaalbare oplossing, waarbij gebruikersgemak centraal staat. Waarschijnlijk voelde je hem al aankomen: wij zagen een duidelijke kans om het Salesforce-platform hierop toe te passen.
TwoPurpose heeft een model opgezet voor sportbonden om de belangrijkste uitdagingen het hoofd te bieden. De kernonderdelen hiervan zijn:
- Ledenbeheer: administratie, contributie- en aanmaningsprocessen, communicatie
- Vrijwilligersbeheer: rollen, VOG-administratie, zittingstermijnen
- Evenementen en toernooien: registratie, facturatie en communicatie
Leden kunnen hun gegevens inzien en aanpassen, en zich aanmelden voor vrijwilligersfuncties – voor zichzelf of voor minderjarige kinderen. De technologie hierachter is Salesforce Experience Cloud. Hiermee kunnen pagina’s volledig in de huisstijl van de bond worden vormgegeven. Minstens zo belangrijk: ongebruikte functies van Salesforce kunnen verborgen worden, waardoor de interface ook voor niet-IT’ers eenvoudig en overzichtelijk blijft.
Met behulp van FinDock kunnen we contributies voor verenigingen gemakkelijk innen en automatisch doorstorten naar de clubs, zonder dat zij zich druk hoeven te maken over mandatenbeheer of IBAN-checks. Blijft de betaling uit? Dan ontvangt het lid automatisch een e-mail met een iDEAL-betaallink.
De communicatie via Chatter maakt het mogelijk om fora te organiseren waarop verbinding ontstaat: bijvoorbeeld alle penningmeesters die laagdrempelig hulp bij elkaar kunnen inwinnen. Leden en vrijwilligers voelen zich meer betrokken, en vanuit de bond kan informatie gemakkelijker bij de juiste rollen terechtkomen. Altijd kunnen zien wie welke rol bekleedt of heeft bekleed, en of er een geldige VOG aanwezig is met de juiste functieaspecten, geeft enorm veel rust binnen de organisatie.
De registratie en facturatie voor allerlei evenementen vindt plaats binnen de besloten omgeving, waardoor je niet telkens opnieuw alle gegevens hoeft in te voeren. Bij het organiseren kan worden aangegeven wat de doelgroep is, zodat bijvoorbeeld bij een regiotoernooi de inschrijving alleen openstaat voor leden uit die regio. Een deel van de persoonsgegevens, zoals noodnummers, wordt tijdelijk gedeeld met de organisatoren en na afloop van het evenement direct weer verborgen. Geen rondslingerende lijsten meer in de kantine, maar grip op wie wat en wanneer mag zien.
Managementinformatie wordt betrouwbaarder en real-time beschikbaar. Er kan weer gestuurd worden op groei én impact.
TwoPurpose kan steunen op jarenlange ervaring met de implementatie van oplossingen voor ledenorganisaties. Naast een technisch sterk team zijn we juist ook heel praktijkgericht. Daardoor bouwen we oplossingen die daadwerkelijk gebruikt worden. Veel van onze klanten werken al jarenlang met ons samen, en we helpen hen graag om elk jaar weer een volgende stap te zetten. Want ook dat is het voordeel van een platform als Salesforce: wil je uitbreiden met meer mogelijkheden voor marketing, verdieping in HR-processen of een reserveringssysteem voor (sport)faciliteiten, dan kan dat allemaal binnen hetzelfde platform.
Sportbonden kunnen ledenbeheer en vrijwilligersorganisatie aanzienlijk verbeteren met één geïntegreerde Salesforce-oplossing.
Nieuwsgierig geworden wat dit voor jouw bond kan betekenen? We komen graag langs voor een kennismaking.
