Vrijwilligers vinden èn behouden? Dit is de sleutel tot succes​

Honderden sportverenigingen in Nederland gaan gebukt onder een groot en groeiend tekort aan bestuursleden en vrijwilligers. Diverse hebben zichzelf al opgeheven omdat het simpelweg niet lukt om de club draaiende te houden. Een zorgelijke ontwikkeling, voor de sociale cohesie en voor de fysieke en mentale gezondheid van volwassenen en vooral jongeren.

Dit is een oproep aan de nationale sportbonden, om hun verenigingen te ondersteunen om deze tendens een halt toe te roepen. Dat kan namelijk door ze op een slimme manier te helpen met hun processen en organisatie. Het zal je verbazen hoeveel automatisering hieraan kan bijdragen en welke mogelijkheden het Salesforce platform daarvoor biedt! Mogelijkheden die misschien onbereikbaar zijn voor individuele verenigingen, maar waarmee sportbonden hun toegevoegde waarde voor de clubs enorm kunnen versterken.

Structureel vrijwilligerswerk impopulair

In 2003 werd ik gevraagd om voorzitter te worden van het Apeldoornse Robur et Velocitas, de op drie na oudste voetbalvereniging van Nederland. Een traditierijke en “deftige” club uit 1882, die nog niet eens zo lang daarvoor de ballotageprocedure voor nieuwe leden had afgeschaft. Maar ook een club die te maken kreeg met alle uitdagingen die de 21e eeuw biedt. Het bestuur was na een conflict opgestapt, en de vereniging zat al zeker een half jaar zonder. Niemand stond op. Toen had er al een belletje moeten gaan rinkelen… Maar goed, we zijn destijds met zeven mensen optimistisch ingestapt.

Eenmaal begonnen, werd al snel duidelijk hoe lastig het is om vrijwilligers te vinden, vooral voor structurele taken. Een projectgroep samenstellen om een toernooi te organiseren of een verbetering aan de accommodatie te realiseren, dat lukt nog wel. Zolang er maar een einddatum aan vastzit. Het wordt al moeilijker bij meer structurele rollen als trainers, teamleiders, scheidsrechters, barmedewerkers en zelfs ouders die een groepje kinderen naar een uitwedstrijd rijden. En het wordt bijna onmogelijk als het gaat om het lidmaatschap van een bestuur, jeugd- of sponsorcommissie.

Van structureel naar projectmatig

We hebben bij Robur et Velocitas veel gedaan om vrijwilligerswerk aantrekkelijk te maken. In de organisatie hebben we veel structurele activiteiten anders ingericht, zodat ze projectmatig uitgevoerd konden worden. Met een begindatum, een doel en een einddatum. Ook brachten we de beroepen, hobby’s en interesses van leden in kaart, zodat we vrijwilligerswerk beter konden afstemmen op wat mensen kunnen en leuk vinden. Zodra we dit hadden ingebed in de vereniging, merkten we dat we makkelijker mensen konden enthousiasmeren.

Maar er is meer nodig. In mijn werk voor TwoPurpose zie ik dat het Salesforce platform jaar na jaar functionaliteit ontwikkelt die leden- en vrijwilligersorganisaties ondersteunt. In onze projecten voor organisaties als Scouting Nederland, de Fietsersbond en COC passen we dit tot grote tevredenheid toe. Het kernwoord daarbij is de “beleving” van vrijwilligers als middel om ze te werven, behouden en motiveren.

Vrijwiligersbeleving

Voor een klant in de winkel, een donateur van een goed doel of een lid van een club is de beleving essentieel. Dat bepaalt je gevoel van “thuis zijn”, je plezier en je motivatie. Dat geldt voor vrijwilligers zeker ook. Samenwerken met gelijkgestemden, waardering krijgen voor wat je doet en het gevoel dat je het verschil maakt, daar doe je het voor! Er ligt een rol voor de nationale sportbonden om hun verenigingen centraal te ondersteunen in de gehele “reis” die een vrijwilliger maakt. Die reis kent een aantal etappes:

• Werving – De wereld om je vereniging heen moet ervan op de hoogte zijn dat je vrijwilligers zoekt. Dit kan via de website, sociale media, georganiseerd in campagnes in Salesforce. Gecentraliseerd ingericht en toegankelijk voor elke aangesloten club. Een soepel inschrijvingsproces met zo min mogelijk handwerk is een goede afsluiting van de werving.
• Selectie – Ja, dit is in veel gevallen ook belangrijk. De gezochte vrijwilliger moet misschien over bepaalde kwalificaties beschikken; denk aan een VOG of een certificaat sociale hygiëne. De sportbond kan de interactie tussen de vereniging en de kandidaat-vrijwilliger centraal en geautomatiseerd ondersteunen, inclusief de inschrijving voor trainingen en cursussen.
• Onboarding – Voor een nieuwe vrijwilliger is een soepel verlopende inwerkperiode belangrijk. Communicatie, toegang tot documenten, interactie met andere vrijwilligers kunnen worden ingericht met een online community, waarin elke vereniging zijn eigen ruimte heeft.
• Management – Nog zo één: hoe mooi zou het zijn om centraal een platform voor ledenadministratie aan te bieden om een einde te maken aan het geknoei met Excel-sheets bij al die penningmeesters? Misschien zelfs gecentraliseerde inning van contributies? Of een app om vrijwilligers in te plannen en ruimtes en andere benodigdheden te boeken voor toernooien, sportkampen enz.? Zo biedt de KNLTB een app waarmee leden van de tennisverenigingen banen kunnen boeken en wedstrijden met anderen kunnen plannen. De vrijwilligers worden ontlast en het proces verloopt soepeler.
• Ontwikkeling – Vrijwilligerswerk is een kwestie van vraag en aanbod. Verenigingen moeten hun leden (lees: potentiële vrijwilligers) veel beter leren kennen. Registreer het beroep, de hobbies en de interesses van de vrijwilligers, maar ook welke taken ze eerder hebben uitgevoerd en wat ze daarvan vonden. Daardoor ben je in staat om activiteiten aan te bieden die hen passen en energie opleveren. Zo kun je bovendien lacunes ontdekken en invullen, ofwel via de werving, of door het aanbieden van een cursus of training. De genoemde community kan ook een belangrijke rol spelen bij de ontwikkeling. Denk aan een FAQ voorziening en self-service. De vragen en uitdagingen van de ene vereniging zijn waarschijnlijk vergelijkbaar met die van vele andere.
• Ambassadeur – De vrijwilliger die op deze manier wordt ondersteund, is met meer plezier actief voor de vereniging. Als deze dan ook nog via rapportages en dashboards regelmatig inzicht krijgt in de resultaten van het werk, wordt de vrijwilliger een ambassadeur die anderen enthousiast maakt om ook actief te worden voor de club.

Niet wachten

Beleving is onderhevig aan de tijdgeest. De verwachtingen van een vrijwilliger anno 2025 zijn anders dan 20, 50 of 100 jaar geleden. Digitaal, online en social spelen hier nu een belangrijke rol bij. Als sportverenigingen, ondersteund door hun bonden, dit kunnen bieden, worden ze aantrekkelijker voor vrijwilligers. En het kan allemaal. Met het Salesforce platform en applicaties als FinDock en GoMeddo. Recent hebben we bij Scouting Nederland – met 30.000 vrijwilligers – een flink deel van de hierboven beschreven reis mogen implementeren.

Voetballen doe ik al 15 jaar niet meer. Nu ben ik een enthousiaste tennisser. Bij mijn tennisvereniging zie ik dezelfde problematiek als 20 jaar geleden bij Robur et Velocitas. De afhankelijkheid van een klein aantal ouderen voor essentieel en structureel vrijwilligerswerk is groot. Ik hou mijn hart vast voor het moment dat zij afhaken. Ik stel voor dat we niet te lang wachten.

Meld je aan!

Op 21 mei organiseert TwoPurpose het AI for Non-Profits event. Meld je hier aan via.