Haagse Hogeschool: van spreadsheet naar Salesforce
De uitdaging
Het beheren van uitwisselingscontracten was erg tijdrovend. Alle gegevens stonden in een veel te grote en gecompliceerde spreadsheet. Automatisch procesmanagement en het beheersbaar delen van informatie waren geen optie en het op de hoogte houden van betrokkenen (management, faculteiten, partneruniversiteiten) was erg lastig. Er was geen dataverkeer tussen verschillende applicaties. IT support was moeilijk te krijgen. Het verwerken van managementinformatie was een herhalende, handmatige taak. Dit alles weerhield het team van Internationale Uitwisseling van hun echte werk, namelijk het aantrekken van internationale uitwisselingsstudenten. Het was de hoogste tijd voor een goed contract management systeem.
De oplossing
HHS gebruikte Salesforce al voor verschillende doeleinden, zoals alumni management. Na een gesprek met een TwoPurpose Salesforce consultant, besloot het team Internationale Uitwisseling Salesforce ook te gaan gebruiken voor hun werkproces. Aangezien zij ook de primaire gebruikers zouden worden, waren zij volledig betrokken bij het implementatieproject. Vanwege de flexibele aard van Salesforce kon in alle wensen en behoeften worden voorzien. Alle bestaande contractinformatie in de spreadsheet is allereerst grondig opgeschoond, alvorens dit is geïmporteerd in Salesforce.
Het resultaat
De internationale uitwisselingscontracten zijn nu real-time beschikbaar voor geautoriseerde personen. Processen worden beheerd, deadlines worden gehaald en notificaties worden verzonden over aanstaande deadlines. Uitzonderlijke situaties worden proactief gerapporteerd. Management informatie is direct beschikbaar in verschillende weergaven. Aangepaste dashboards geven iedere gebruiker een overzicht van zijn/haar KPI’s. Technisch applicatiebeheer is niet nodig. De proceseigenaren kunnen informatietoegang beheren, processen en rapporten herdefiniëren en additionele velden aanmaken. Dat betekent dat zij het contractmanagementsysteem continu kunnen blijven aanpassen, zonder daarvoor andere personen te hoeven inschakelen. Maar het allerbelangrijkste: zij hebben nu de tijd om op pad te gaan, om nieuwe partneruniversiteiten te vinden en uitwisselingen aan te gaan die zo belangrijk zijn voor de Haagse Hogeschool.
