Salesforce has proven to be a reliable CRM platform. Yet there are situations when something goes wrong with your data or metadata. How do you make sure everything is restored to its original state? In this article, I explain the options available to you.
Salesforce platform
Somewhere on the internet hangs a server on which your Salesforce is running. You can expect Salesforce to do everything they can to ensure security and availability. And they do; there’s not much to worry about. In the worst case, Salesforce makes a mistake that affects you; then they are responsible for fixing it. The last major outage was in May 2019. They did indeed fix that one, but with your own backup you would have been back up and running sooner. Should Salesforce go down completely, then unfortunately you will no longer be able to access your data. In that case, you would be happy with a copy in another location to fill a new CRM system with.
Own fault
The vast majority of problems in Salesforce are self-inflicted. As much as 70% of all data loss is the result of human error. A user accidentally deletes an account, you overwrite the wrong fields in an import, or an update turns out to be completely wrong. In those cases, you have a number of standard options to repair the damage.
Recycle bin. Deleted records are kept in the Recycle Bin for 15 days. From there they can easily be restored.
Data export. It is possible to export all data from Salesforce on a weekly or monthly basis and save it in a safe place. If something goes completely wrong, you can use these files for a recovery action. Keep in mind that it can be quite complex to determine which data to restore and how. Moreover, in these files you have only data and no metadata. Metadata is for example: a process, the rights on an object or settings in Salesforce.
Sandbox. A sandbox is a (partial) copy of the production environment. If you have messed up, an up-to-date sandbox is extremely useful for recovering the correct settings. A sandbox is particularly useful when it comes to restoring metadata.
Disaster Recovery Service. As a final resort, you can contact Salesforce to restore your Org. This service costs a minimum of $10,000 and will also be discontinued by July 2020. Not an option.
Good habits
Of course you should avoid ever needing a backup. Some good habits are:
Only give users rights to what is necessary for their job. You can minimise the risk of accidental deletion by assigning the appropriate rights.
Changes to the production environment are always made from a sandbox where these changes have been tested and approved.
Do a data export and a refresh of a developer sandbox regularly. It costs nothing and you never know when it might come in handy.
Additional backup solution
In addition to the standard recovery options, it is also possible to purchase a special backup solution for Salesforce. The big advantage is that you can quickly restore an original situation, both in terms of data and metadata. This is very different from doing it yourself with (outdated) data exports and sandboxes: this is very time-consuming and the end result can be disappointing. Other advantages are that the backup is always up to date and stored outside Salesforce.
Do you need an additional backup solution? There is no simple answer to this question. Of course I would like you to have the best backup tool, but it also comes at a price. My advice is that you make an analysis of the risks you are running, whether you find them acceptable and whether an investment in a backup solution is justified to minimise any future damage.
Would you like to discuss this? Send me a message via the button below and I will contact you!
Salesforce heeft zich bewezen als een betrouwbaar CRM platform. Toch zijn er situaties denkbaar waarbij er iets misgaat met je data of metadata. Hoe zorg je ervoor dat alles dan weer netjes wordt hersteld naar de oorspronkelijke situatie? In dit artikel leg ik je uit welke opties je tot je beschikking hebt.
Salesforce platform
Ergens aan het internet hangt een server waar jouw Salesforce op draait. Van Salesforce mag je verwachten dat ze er alles aan doen om veiligheid en beschikbaarheid te garanderen. En dat doen ze ook; daar hoef je je niet veel zorgen om te maken. In het slechtste geval maakt Salesforce een fout waar jij last van hebt; dan zijn zij verantwoordelijk om het te herstellen. De laatste grote storing dateert van mei 2019. Die is toen inderdaad door hen opgelost, maar met een eigen backup was je in dat geval sneller weer operationeel geweest. Mocht Salesforce helemaal omvallen, dan kun je helaas niet meer bij je data. In dat geval zou je blij zijn met een kopie op een andere plek om daarmee een nieuw CRM systeem te vullen.
Eigen schuld
Verreweg de meeste problemen in Salesforce zijn een kwestie van eigen schuld. Maar liefst 70% van alle dataverlies is het gevolg van een menselijke fout. Een gebruiker verwijdert per ongeluk een Account, je overschrijft de verkeerde velden bij een import, of een update pakt totaal verkeerd uit. In die gevallen heb je standaard een aantal opties om de schade te herstellen.
Prullenbak. Verwijderde records worden 15 dagen in de prullenbak bewaard. Van daaruit zijn ze eenvoudig terug te plaatsen.
Data export. Het is mogelijk om wekelijks of maandelijks alle data uit Salesforce te exporteren en op een veilige plek op te slaan. Mocht er iets totaal misgaan, dan kun je deze bestanden gebruiken voor een herstelactie. Hou er wel rekening mee dat het best complex kan zijn om te bepalen welke gegevens je gaat terugzetten en hoe. Bovendien heb je in deze bestanden alleen data en geen metadata. Metadata is bijvoorbeeld: een proces, de rechten op een object of instellingen in Salesforce.
Sandbox. Een Sandbox is een (gedeeltelijke) kopie van de productie-omgeving. Heb je iets verknald, dat is een actuele Sandbox reuze handig om de juiste instellingen te achterhalen. Met name als het gaat om het herstel van metadata komt een Sandbox goed van pas.
Disaster Recovery Service. Als laatste redmiddel kun je contact opnemen met Salesforce om jouw Org te herstellen. Deze dienst kost minimaal 10.000 dollar en wordt bovendien beëindigd per juli 2020. Geen optie dus.
Goede gewoontes
Natuurlijk moet je voorkomen dat je ooit een backup nodig hebt. Een paar goede gewoontes zijn:
Geef gebruikers alleen rechten op wat voor hun functie noodzakelijk is. Iets ‘per ongeluk’ weggooien kun je minimaliseren door de juiste rechten uit te delen.
Wijzigingen in de productieomgeving doe je altijd vanuit een Sandbox waar deze wijzigingen getest en akkoord bevonden zijn.
Doe regelmatig een data export en een verversing van een developer Sandbox. Het kost niets en je weet maar nooit wanneer het van pas komt.
Extra backup oplossing
Naast de standaard herstelmogelijkheden is het ook mogelijk om een speciale backup oplossing voor Salesforce aan te schaffen. Het grote voordeel daarvan is dat je razendsnel een oorspronkelijke situatie kunt herstellen, zowel qua data als metadata. Dat is heel wat anders dan wanneer je zelf met (gedateerde) data exports en Sandboxen aan de slag gaat: dat is erg tijdrovend en het eindresultaat kan tegenvallen. Andere voordelen zijn dat de backup altijd actueel is en buiten Salesforce wordt opgeslagen.
Of je een extra backup oplossing nodig hebt? Daar is geen eenduidig antwoord op te geven. Natuurlijk gun ik je de beste backup tool, maar er hangt ook een prijskaartje aan. Mijn advies is dat je een analyse maakt van de risico’s die je loopt, of je die acceptabel vindt en of een investering in een backup oplossing gerechtvaardigd is om eventuele toekomstige schade te minimaliseren.
Wil je hierover sparren? Stuur via onderstaande button een bericht en ik neem contact met je op!
