Belangrijke aandachtspunten bij de implementatie van Salesforce
Het aantal organisaties dat Salesforce omarmt groeit gestaag. En terecht. Dit cloud-platform laat zich snel implementeren, is zeer flexibel en is in de basis eenvoudig te gebruiken. In die kracht schuilt echter ook een zwakte. Verschillende valkuilen kunnen het rendement op je investering bedreigen. We zetten een vijftal voor je op een rij.
Eindeloze mogelijkheden
De mogelijkheden om bedrijfsprocessen onder te brengen in Salesforce lijken eindeloos. Wanneer CRM eenmaal draait, kan de interne druk toenemen om snel andere processen aan het platform toe te voegen, zoals HRM, klantportalen, boekhouding, marketing automation, kwaliteitssystemen en dergelijke. De voordelen van deze integraties zijn evident, maar onderschat de additionele kosten niet. Wanneer je alle licentiekosten en uren voor implementatie bij elkaar optelt, kan er een onaangenaam prijskaartje uit rollen. Bepaal daarom een duidelijke scope voor je project en wijk daar niet van af. Nieuwe ideeën zet je op een wensenlijst en behandel je als een nieuw project.
‘Zo doen we het al jaren’
Wanneer je verantwoordelijk bent voor de introductie van Salesforce in jouw bedrijf, streef je natuurlijk naar een brede acceptatie van het nieuwe systeem. De weg van de minste weerstand is dan het een-op-een overnemen van de huidige manier van werken. Daarmee mis je echter een uitgelezen kans om het beste uit Salesforce te halen. Neem daarom de standaardfunctionaliteiten als vertrekpunt en durf bestaande processen aan te passen of compleet te veranderen. Het is even doorbijten, maar uiteindelijk haal je zo het maximale rendement uit het Salesforce platform.
Doe-het-zelven
In de basis is Salesforce een flexibel en open platform. Dit is een van de charmes, maar ook een valkuil. In hun enthousiasme kunnen applicatiebeheerders helemaal los gaan in de snoepdoos van workflows, processen, componenten en applicaties van derden. Het installeren is een fluitje van een cent. In de loop van de tijd kan dit echter uitgroeien tot een wirwar van ongedocumenteerde oplossingen. Het aanpassen of verwijderen van een schakel kan dan grote gevolgen hebben, waarbij een specialist diep moet graven om het probleem op te lossen. Zorg er dus voor dat je gestructureerd en deskundig te werk gaat bij het aanpassen van je org. Lex Dekker schreef hierover in zijn blogpost ‘Implementeren is een vak’.
Datavervuiling
Niets is zo vervelend als vervuiling van je database. Dubbele, incomplete, inconsistente of foute invoer van gegevens kan klanten kosten en moet tot een minimum worden beperkt. Veel hangt af van de rechten en validatieregels die je instelt. Dit is een secuur werkje dat gemakkelijk over het hoofd kan worden gezien. Neem je voor om periodiek de rechtenstructuur en datakwaliteit te controleren en actie te ondernemen op structurele onjuistheden. Een consultant van g-company kan je hierin ondersteunen.
Standaard backup-functies
Wanneer het budget onder druk staat, wordt helaas vaak beknibbeld op een robuuste oplossing voor backup en herstel. Organisaties wanen zich veilig met standaardfuncties zoals de prullenbak, wekelijkse export van alle data en een kopie van de database in de Sandbox. Dit biedt echter schijnveiligheid. Een Sandbox raakt snel verouderd en de wekelijkse export bevat alleen data en geen metadata zoals configuratie-instellingen, workflows en rapporten. Het risico op verlies van functionaliteiten is hierdoor aanzienlijk. De acceptabele oplossing is het strak inrichten van toegangsrechten en een ijzeren discipline in het doorvoeren van wijzigingen in de productie omgeving. Wie backup en herstel écht goed wil regelen kiest voor een tool zoals Spanning Backup.
Herken je één van deze valkuilen en kun je wel wat ondersteuning gebruiken? Bel ons gerust om een afspraak te maken of vul het contactformulier in, dan neemt een van onze consultants zo snel mogelijk contact met je op.
Important points to focus on when implementing Salesforce
There is a steady increase in the number of organizations who fully embrace Salesforce. And with good reason. This cloud platform can be implemented quickly, is highly flexible and easy to use. However, in these strengths can lie weaknesses. Various pitfalls can threaten the return on your investment. In this blogpost we listed five of them for you.
Endless possibilities
The possibilities to house company-processes in Salesforce are seemingly endless. And once the CRM is up and running, there can be increased internal pressure to quickly start adding other processes to the platform, like HRM, client portals, accounting, marketing automation, quality systems, and more. There are obvious benefits to these integrations, but do not underestimate the additional cost. When you start making a sum of all licence costs, as well as the hours needed for implementation, you could come to an total price that’s just a tad uncomfortable. So, clearly lay out the scope of your project beforehand, and don’t deviate from it. New ideas should be wishlisted and treated as a new project.
‘We’ve been doing it like this for years’
When you’re responsible for the introduction of Salesforce within your company, of course your goal is to have the new system be broadly accepted. The way of least resistance is to completely copy the current way of working. This means you lose out on getting the most out of Salesforce, though. We advise you to take the standard functions, and treat them as a starting point. Dare to alter or radically overhaul existing processes. It will take some perseverance, but ultimately this will allow you to reap maximum benefits from the Salesforce platform.
DIY’ing
At its core, Salesforce is a flexible and open platform. While this is what draws people to Salesforce, it could also be a pitfall. Application managers, in their enthusiasm, can go overboard with workflows, processes and third-party applications. Installing them is easy as pie. Over time, however, this can turn into a maze of undocumented solutions. Changing or even removing one can then potentially set off a chain of events, which then requires a specialist to dig deep to solve the problem. So: make sure you that you implement changes in your organisation in a structured and thoughtful way.
Data contamination
Nothing is more frustrating than to have a contaminated database. Duplicate, incomplete, inconsistent or even faulty input of data can mean losing out on clients, which is why mistakes should be kept to a minimum. A lot rides on the rights and validation rules you set up, which is an easily overlooked job requiring meticulous attention for detail. Make it a habit to routinely check the rights structure and data quality, and to take action when structural faults arise. A g-company consultant can help you with this.
Standard backup functions
When the budget is stretched to its limits, robust solutions for backup and recovery that are often the first ones to receive a reduced budget. Organizations consider themselves safe with standard functions such as the recycle bin, weekly export of data and a copy of the database in the Sandbox. This lulls them into a false sense of security, however. A Sandbox can quickly become outdated, while a weekly export only contains data, and not metadata like configuration, workflows and reports. This sharply increases the risk of losing functionalities. An acceptable solution is to set-up the access rights tightly, and to exercise a strict discipline when pushing changes through in the production environment. Those who want to take care of backup and recovery properly, opt for a tool such as Spanning Backup.
Do you recognize one of these pitfalls, and could you use some support? Feel free to call us to schedule an appointment, or fill in the contact form. One of our consultants will then contact you as soon as possible.
