Voor non-profitorganisaties is de automatische incasso een cruciaal proces. Het is de goedkoopste manier van giftenverwerking en het geeft flinke zekerheid over de te verwachten inkomsten. Het is dan ook zaak om dit proces goed in te richten. Voor Salesforce zijn verschillende goede tools beschikbaar, maar hoe werkt dat dan in de praktijk? In deze blogpost zet ik de belangrijkste stappen op een rijtje.
Wat heb je nodig?
Voordat je kunt starten met automatische incasso heb je uiteraard toestemming en een aantal gegevens nodig van je donateur. Dit zijn:
-
Naam
-
IBAN (BIC-code is meestal niet nodig)
-
Bedrag
-
Frequentie (eenmalig, maandelijks, etc.)
-
Startdatum
-
Eventuele einddatum
-
Eventuele bestemming (projectgift)
-
Mandaat (schriftelijke goedkeuring voor de automatische incasso)
Ook is het nodig om eenmalig een incassocontract met je bank af te sluiten. In zo’n contract staat onder andere hoeveel je mag incasseren per batch en per transactie.
Invoer
Wanneer je een overeenkomst invoert bij een donateur, vergeet dan niet om ook een herkomstcampagne en een bestemming vast te leggen. De herkomstcampagne geeft inzicht hoe de overeenkomst is geworven en helpt je om kosten/baten analyses te maken. De bestemming geeft aan waar de donatie voor bestemd is. Is het ongeoormerkt geld of voor een specifiek project? De bestemming bepaalt tevens welke bedanktekst er op het dagafschrift verschijnt. Zo kun je je donateurs heel persoonlijk bedanken.
Het eindresultaat van de invoer is een overeenkomst die is gekoppeld aan een Betalingsprofiel (IBAN) en een Mandaat. Het systeem rekent uit wat de eerstvolgende incassodatum wordt.
Communicatie
Zorg ervoor dat je helder met je donateurs communiceert over het incassoproces. Daarmee voorkom je onvrede, storneringen of zelfs claims. Geef aan op welke data je gaat incasseren en bevestig wat je hebt vastgelegd. Denk dan met name aan het Mandaat-ID en het Incassant-ID. Een mailmerge of geautomatiseerde e-mail bevestiging leent zich hier prima voor.
Verwerking
Het is mogelijk om dagelijks incassobestanden aan te bieden bij de bank. Gebruikelijker is het om dit één keer per maand te doen. In een Incasso Run bepaal je tot en met welke datum je wilt incasseren. Voor de betreffende transacties wordt een zogenaamde termijn aangemaakt: oftewel een openstaande post. Is de selectie akkoord, dan wordt een incassobestand aangemaakt dat je kunt inlezen op de website van de bank. Wordt het bestand geaccepteerd, dan worden alle termijnen op ‘geïncasseerd’ gezet én wordt er bij iedere donateur een gift aangemaakt. Tegelijkertijd wordt alvast de datum voor de volgende incasso bijgewerkt.
Storneringen
Uiteraard zijn er incasso’s die mislukken. Bijvoorbeeld vanwege te weinig saldo of omdat de rekening is opgeheven. Deze informatie wordt door de bank teruggeleverd in de dagelijkse transactiebestanden. Door het herkennen van het betalingskenmerk wordt de betreffende termijn op ‘gestorneerd’ gezet en wordt er een negatieve gift ingeboekt. Ook de reden van de stornering wordt op de termijn gezet. Het is vervolgens aan jou of je een stornoproces wilt inrichten. Wil je een mislukte incasso opnieuw proberen? Zo ja, in welke gevallen en hoe vaak? Dit alles is perfect in te richten in Salesforce en g-company helpt je daar uiteraard bij.
Eindresultaat
Het eindresultaat is een vloeiend en voorspelbaar incassoproces. De donateur wordt niet voor verrassingen geplaatst en de non-profitorganisatie heeft tegen de laagste verwerkingskosten maximale zekerheid over te verwachten inkomsten én helder inzicht in de herkomst en bestemming van giften!
For non-profit organisations, direct debit is a crucial process. It is the cheapest way of processing donations and it provides considerable certainty about the expected income. It is therefore important to set up this process properly. There are various good tools available for Salesforce, but how does this work in practice? In this blog post, I will outline the most important steps.
What do you need?
Before you can start with direct debit, you obviously need permission and some information from your donor. These are:
Name
IBAN (BIC code is usually not needed)
Amount
Frequency (once, monthly, etc.)
Start date
End date (if any)
Possible destination (project donation)
Mandate (written authorisation for the direct debit)
It is also necessary to conclude a one-off direct debit contract with your bank. In such a contract, among other things, is mentioned how much you are allowed to collect per batch and per transaction.
Entry
When you enter an agreement with a donor, do not forget to also record a campaign of origin and a destination. The origin campaign gives insight into how the agreement was recruited and helps you make cost/benefit analyses. The destination indicates what the donation is intended for. Is it unmarked money or for a specific project? The destination also determines the thank-you text that appears on the daily statement. This allows you to thank your donors very personally.
The end result of the input is an agreement that is linked to a Payment Profile (IBAN) and a Mandate. The system calculates the next collection date.
Communication
Make sure that you communicate clearly with your donors about the collection process. This will prevent dissatisfaction, interruptions or even claims. Specify the dates on which you will be collecting and confirm what you have recorded. Think especially of the Mandate ID and the Incasso ID. A mail merge or automated e-mail confirmation is ideal for this.
Processing
It is possible to submit direct debit files to the bank on a daily basis. It is more usual to do this once a month. In an Incasso Run, you determine the date you want to collect up to and collect. A so-called term is created for the relevant transactions: in other words, an open item. If the selection is approved, a collection file is created that you can read on the bank’s website. If the file is accepted, all instalments are set to ‘collected’ and a donation is made for each donor. At the same time, the date for the next collection is updated.
Bank failures
Of course, there are direct debits that fail. For example, because of insufficient balance or because the account has been closed. This information is returned by the bank in the daily transaction files. By recognising the payment reference, the relevant instalment is set to ‘reversed’ and a negative donation is booked. The reason for the reversal will also be placed on the instalment. It is then up to you whether you want to set up a reversal process. Do you want to try again an unsuccessful direct debit? If so, in which cases and how often? All this can be perfectly set up in Salesforce and g-company will of course provide help.
Final result
The end result is a smooth and predictable collection process. The donor is not confronted with any surprises and the non-profit organisation has maximum certainty about the expected income at the lowest processing costs and a clear insight into the origin and destination of donations!
